Zapytanie ofertowe nr 4/2024
Zapytanie ofertowe nr 4/2024
dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej oraz wynajmu obiektów
sportowych podczas obozu sportowego
w okresie od 20.09.2024 r. do 29.09.2024 r.
w ramach projektu „Razem do zwycięstwa: Sport dla wszystkich Bohaterów.”
1. Zamawiający:
Fundacja For Heroes
ul. Fatimska 12/21
31-831 Kraków
NIP: 6783166842
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajem obiektów sportowych podczas obozu sportowego w ramach projektu pt. „Razem do zwycięstwa: Sport dla wszystkich Bohaterów.”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
a) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa i gastronomiczna dla 26 osób w okresie 20.09-29.09.2024 r. (od obiadu dnia 20.09.2024 r. do obiadu dnia 29.09.2024 r.) oraz wynajem obiektów sportowych zgodnie ze specyfikacją w punkcie 10 niniejszego zapytania.
b) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
4. Zapytanie ofertowe dotyczy kodu CPV:
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
92620000-3 – Usługi w zakresie sportu
92610000-0 – Usługi świadczone przez ośrodki sportowe
5. Termin i miejsce wykonania zamówienia:
Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w okresie 20.09.2024 r. – 29.09.2024 r..
6. Zadania po stronie Wykonawcy:
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie: zakwaterowania w pokojach dwu-, trzy-, czteroosobowych z pojedynczymi łóżkami z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja) dla 26 osób w terminie 29.09-29.09.2024 r. (od obiadu dnia 20.09.2024 r. do obiadu dnia 29.09.2024 r.), a także możliwość wynajmu obiektów sportowych, tj. wstęp na pływalnię x 1 godz. dziennie dla 15 osób z niepełnosprawnościami plus 7 osób z obsługi, w terminie 20.09-21.09.2024 r. oraz 23.09-28.09.2024 r., sala/ hala sportowa do gier zespołowych w tym do gry
w koszykówkę na wózkach o wymiarach min. 25 m x 15 m x 4 h dziennie w terminie 21.09-28.09.2024 r.
oraz 2 h dziennie w dniach 20.09.2024 r. i 29.09.2024 r.
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• ponadto Wykonawca powinien umożliwić udział w zajęciach sekcji osobom z niepełnosprawnościami,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
7. Zadania po stronie Zamawiającego:
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.
8. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków:
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny,
a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
• znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
ii. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania
w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2030 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.
9. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto).
Zamawiający dokona płatności po zakończeniu wykonania usługi. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.
10. Opis sposobu przygotowania oferty:
a. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być:
- podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać pełną nazwę, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP.
b. Załącznik nr 2,
c. Skan uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego,
d. W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
e. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Oferta powinna również uwzględniać poniższe elementy:
a) Zakwaterowanie dla 26 osób w terminie 20.09-29.09.2024 r.
Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 26 osób w terminie 20.09-29.09.2024 r. w pokojach dwu-, trzy-, czteroosobowych z pojedynczymi łózkami.
b) Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 26 osób w terminie 20.09-29.09.2024 r.
Oczekujemy zapewnienia wyżywienia w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami w formie bufetu) oraz kolacji dla 26 osób w terminie 20.09-29.09.2024 r. (od obiadu w dniu 20.09.2024 r. do obiadu w dniu 29.09.2024 r.).
c) Wynajem obiektów sportowych
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów sportowych tj. wstęp na pływalnię x 1 godz. dziennie dla 15 osób z niepełnosprawnościami plus 7 osób z obsługi, w terminie 20.09-21.09.2024 r. oraz 23.09-28.09.2024 r., sala/ hala sportowa do gier zespołowych w tym do gry w koszykówkę na wózkach o wymiarach min. 25 m x 15 m x 4 h dziennie w terminie 21.09-28.09.2024 r. oraz 2 h dziennie w dniach 20.09.2024 r. i 29.09.2024 r.
11 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Kierownik projektu: e-mail: marzenakotwica@gmail.com
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.
12. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 19.08.2024 r. do godz. 24.00.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marzenakotwica@gmail.com zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną oraz wynajem obiektów sportowych w ramach projektu pt.: „Razem do zwycięstwa: Sport dla wszystkich Bohaterów.” .
Oferty otrzymane po 19.08.2024 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 20.08.2024 r. i zakończony zostanie protokołem.
13. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 8, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji sportowej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
14. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100 = Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
15. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 20.08.2024 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 20.08.2024 r.
16. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
17. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
18. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Razem do zwycięstwa: Sport dla wszystkich Bohaterów.”
19. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Fundacja For Heroes może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Fundacji For Heroes do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Fundacji For Heroes do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Fundacji For Heroes nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez
Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
20. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Projekt współfinansowany ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
DANE REJESTROWE
FUNDACJA FOR HEROES
ul. Fatimska 12/21
31-831 Kraków
NIP: 6783166842
REGON: 366856855
KRS: 0000668694
ADRES KORESPONDENCYJNY
os. Złotej Jesieni 13B
31-828 Kraków
KONTAKT
+48 606 952 895
+48 535 777 084
+48 504 363 267
kontakt@ffheroes.pl
WERPRZYJ NAS
Numer rachunku bankowego:
43 1750 0012 0000 0000 3700 6963
FORMULARZ KONTAKTOWY